打ち合わせのメモ、あとで清書していませんか。録音とAIで先に形にします

打ち合わせのあと、手元のメモを見返して清書する時間。あれが地味に負担になっていませんか。

その場で書いたメモは、自分にしか読めない走り書きになりがちです。あとで清書しようとすると、書いた意味を思い出すところから始まります。

しかも、清書は後回しになります。数日たってから開くと、何の話だったか分からないという経験がある方も多いと思います。

今回は、この時間を短くする方法を整理します。むずかしい設定はありません。録音して、AIに要点を出してもらい、こちらは行動だけ書き足すという流れです。

メモを取ると、話が頭に入らなくなります

そもそもの問題として、書きながら聞くのは難しいです。手を動かしている間、相手の話は流れていきます。

大事なところを書き取ろうとして、そのあと数十秒の話を聞き逃す。これが打ち合わせのたびに何度も起きています。

だからといって、書かなければ忘れます。記録と理解のどちらかを犠牲にしているのが、いまの状態です。

ここを分けてしまうのが今回の考え方です。記録は機械に任せて、自分は聞くことと考えることに集中するという形にします。

録音して、あとからAIに要点を出してもらう

やることは単純です。打ち合わせを録音しておいて、終わったあとに文字にして、AIに要点をまとめてもらいます。

録音はスマートフォンのボイスメモで足ります。専用の機械を買う必要はありません。文字にする機能は、最近のスマートフォンやパソコンに入っていることも多いです。

文字にしたものをAIに渡すときは、何を出してほしいかを具体的に書くのがコツです。「要約して」だけだと、当たり障りのない文章が返ってきます。

最後の1行が大事です。分からないところを埋めようとさせないためです。ここを書いておかないと、話していないことがもっともらしく混ざります。

全部を任せず、聞き直す場所を決めます

出てきた要点は、そのまま信じないでください。録音があるので、あとから確かめられます。この「確かめられる」ことが、AIを使うときの安心材料になります。

確かめる場所は決めておくと早いです。おすすめは次の3つです。

金額、日付、誰がやるか。この3つだけは、録音を聞き直して自分の耳で確認します。ほかの部分は多少ずれていても、あとで直せます。

逆に言えば、この3つ以外は読み流してよいということです。全部を疑い始めると、結局は自分で清書するのと変わらなくなります。

文字にするところでつまずいたら

この流れでいちばん止まりやすいのが、音声を文字にする部分です。ここができないと先に進めません。

方法はいくつかあります。スマートフォンの音声入力に聞かせる、パソコンの文字起こし機能を使う、文字起こしのサービスに音声を入れる。どれも試す価値があります。

大事なのは、きれいな文字起こしを目指さないことです。多少の誤変換があっても、AIに要点を出してもらうぶんには困りません。人が読むための文章ではなく、機械に渡すための下地だと考えてください。

どうしても文字にする手段がないときは、打ち合わせの直後に自分で3分だけ話して、それを録音する方法もあります。記憶が新しいうちに口で説明したものは、メモよりずっと情報が多いです。

録音するときに、必ずやること

ここは飛ばさないでください。録音は便利ですが、扱いを間違えると信用に関わります。

まず、相手に断ります。「記録のために録音してもよいですか」と一言たずねれば、断られることはほとんどありません。黙って録っていたことが後から分かるほうが、はるかに問題になります。

次に、録音した音声と文字にしたものをどこに置くかを決めておきます。パソコンの中なのか、クラウドなのか。誰が見られる場所なのか。

お客様の名前や金額が入った記録は、社内の重要書類と同じ扱いになります。AIに渡してよい情報の線引きは、AIに社内の資料を入れるのが怖い。どこまでなら大丈夫ですかで整理していますので、あわせてご覧ください。

そして、いつ消すかも決めておきます。案件が終わったら消す、3か月たったら消す、というように決めておけば、たまり続けることがありません。

清書ではなく、次の行動を書き足します

要点が出てきたら、そこで終わりにしないでください。自分の手で書き足すところが1つだけあります。

それは、自分が次にやることです。AIが出すのは、打ち合わせで話に出たことだけです。話には出なかったけれど、こちらがやっておくべきことは含まれません。

たとえば、相手の反応を見て「先に見積もりの幅を出しておこう」と思ったこと。これは録音に残っていません。そこだけは、打ち合わせの直後に自分で書きます。

この1行があるかどうかで、記録が使えるものになるかが決まります。読み返すのは、決まったことよりも、次にやることだからです。

まとめ

メモを取りながら話を聞くのは、そもそも無理のあることでした。記録は機械に任せて、自分は聞くことに集中する。これだけで打ち合わせの質が変わります。

大事なのは、任せきりにしないことです。金額と日付と担当者だけは自分で確かめる。次にやることは自分で書く。この2つを守れば、危ない使い方にはなりません。

録音の断りと、置き場所と、いつ消すか。この3つも先に決めてください。あとから決めようとすると、決めないまま増えていきます。

どこから手を付けるか迷ったら、次の打ち合わせ1回だけ試してみてください。むらたすでは、こうした日々の作業をどこまで任せられるかを、一緒に画面を見ながら整理しています。